更新情報

IPBOOK.cloudのアップデートのお知らせ　発送書類の事務処理これまでインターネット出願ソフトで、発送書類を受け取って開封する場合、ｈｔｍｌ変換して出力されていると思います。その後、フォルダーを作って保存しているのではないでしょうか。特許管理ソフトに入力するとしても、そのように保存した書類があることを前提として、その案件を呼び出し、さらに、新規追加処理をされていると思います。今回のアップデート１．IPBOOK.cloudで、どの案件でも良いので開いていただき、｛中間管理｝→｛新規追加｝、と進んでください。２．｛クリップボード抽出｝ボタンの下に、案件：◎維持（この整理番号として処理）　○移動（発送書類に対応した案件に移動）と表示されていますので、移動の○印をクリックしてください。すると、案件：○維持（この整理番号として処理）　◎移動（発送書類に対応した案件に移動）と表示が変わります。３．インターネット出願ソフトで、いずれかの発送書類を開き、表示されたら、その枠で、｛出力｝→｛テキストコピー｝を実行してください。画面に変化はありませんが、これで発送書類のテキストがコピーバッファに保存されています。いわゆる、ｃｔｒｌＡ＋ｃｔｒｌＣの操作が行われたことになります。４．IPBOOK.cloudの画面に戻り、｛クリップボード抽出｝ボタンをクリックすると、読み込める情報を抽出して画面に反映しますので、内容を確認して｛追加｝ボタンをクリックします。５．これで、発送書類は、その案件の新規発送書類として記録されます。念のために、｛基本ＤＡＴＡ｝タブや、｛中間管理｝タブを操作して、記録された案件に間違いがないか確認されることをお勧めします。６．以上の操作は、そのまま、次の発送書類の取り込みに進んでいただけます。取り込んだ案件のまま、｛中間管理｝→｛新規追加｝、と進み、インターネット出願ソフトで、次の発送書類を開き・・・・繰り返します。７．発送書類を一度に取り込むというところまではできませんが、インターネット出願ソフトの側で、１）発送書類を開く２）出力→テキストコピー、を実行する。IPBOOK.cloudの側で、３）｛中間管理｝→｛新規追加｝、移動のラジオボタンをクリック４）｛クリップボード抽出｝をクリックし、表示内容を確認して｛追加｝をクリックという操作だけで、発送書類の取り込みは完了します。説明が分かりにくいようでしたら、ご質問ください。

IPBOOK.cloudのアップデートのお知らせ今回は、IPBOOK.cloudではないのですが、関連ソフトの進捗状況をお知らせします。J&T 文書管理ソフトでは、全文検索に対応しております。一般の会社であれば、契約書、見積書、提案書といった文書を一元的に管理し、部署間での共用や、重複保存を避けられるというメリットがあります。操作も簡単で、新規保存と、検索編集という二択の選択画面から操作できます。特許事務所の場合、提出済み書類の保存にもご利用できます。このとき、明細書のテキスト全文をコピペで貼り付けておくことができ、それに対する全文検索が可能になります。必ず含む用語、含んでいれば除外する用語を指定して、絞り込みが可能です。今年は、メッセナゴヤ２０２２に出展しており、デモンストレーションも行います。オンライン展示も開催され、動画をアップロードしてありますので、ご覧になれます。ご興味がありましたら、ご連絡ください。

IPBOOK.cloudのアップデート発送書類が複数ある場合、それぞれについて、IPBOOK.cloudに登録する必要があります。これまでは、発送書類に対応する案件を検索してから自動取得（クリップボード抽出）して追加する必要がありました。従って、複数の発送書類がある時は、検索→中間管理→新規追加とたどって操作する必要があります。発送書類がたくさんあると、作業も増えてしまいました。今回のアップデートにより、自動取得（クリップボード抽出）したら、発送書類の整理番号の案件を探して追加することができます。従って、インターネットソフトで発送書類を表示し、インターネットソフトの操作でデータコピーし、IPBOOK.cloudに飛んで、新規追加の｛クリップボード抽出｝｛追加｝をクリックすれば、すぐさまその案件として登録されます。発送書類毎に、インターネットソフトで２つのクリック、IPBOOK.cloudで２つのクリック、程度で、どんどん入力できます。

IPBOOK.cloudのアップデート：スキャナー保存スキャナー保存をご存じでしょうか？電子帳簿保存法によって実は来年からは電子版の請求書を紙で保存することができなくなります。請求書を電子版と紙版とそれぞれ保存する二重の管理が必要になります。一方で、紙版の請求書は電子保存して原本廃棄することができるようになりました。このため、紙版の伝票も電子版と一元管理するのが好都合でしょう。J&Tシステムズでは、安価に運用できて、操作が簡単、経理の負担も少なくできるシステムの提供を開始します。例えば、立替費用の精算などでは、立て替えた人がレシートをスマホで撮影し、タイトルに金額、日付、支払先の情報を書いて、会社のあるメールアドレスに送るだけで、スキャナー保存が完了します。経理が入力する必要はありません。

IPBOOK.cloudのアップデート：文書管理管理ソフト　IPBOOK.cloudの姉妹ソフトとして文書管理を開発しました。　会社や事務所には各種契約書を始め、様々な書類が保存されています。また、見積書を受け取ったり、送ったりしています。　現物の書類のファイリング技術については様々な書籍も販売されています。一方、電子化されていると、フォルダを階層化して分類していますが、ときに分類は悩みの種で、二つのフォルダのどちらに分類すべきか悩んだり、あるいは結果としてほぼ同じ内容のフォルダが全く別のところに作られたりします。　開発した文書管理は、新規保存か、検索編集かという二択のメニューなので分かりやすく、検索も様々な項目でキーワードを使って絞り込み、見つけ出すことが可能です。　共用クラウド運用、個別クラウド運用、イントラネット運用など、ご相談に応じることが可能です。ご興味があれば、デモンストレーションをさせていただきます。

IPBOOK.cloudのアップデート IDS管理機能の追加ＵＳ出願のＩＤＳの管理を簡単にしたいというリクエストがありましたので、ツールを作成しました。各案件についてファミリー関係を調査し、そのファミリーで引用された文献をＩＤＳ文献として管理できます。ＵＳ出願が含まれるファミリーで新たに文献が引用されたときに、ＩＤＳ未提出なのか、提出済みなのか、簡単に管理できます。現在、試験サーバーで試験中です。一通り稼働していますが、今しばらく動作確認してから、運用サーバーに追加します。

IPBOOK.cloudへのデータ移行基本的なデータの移行だけでなく、特殊な事情で取り込んであるデータなども、可能な限り分離して取り込むようにしています。一方で、どうしても取り込めない期限については、旧ソフトから期限リストさえ出力していただければ、その期限管理はできるようにしています。突然、ある種の期限リストが期限管理できなくなるということはなく、知財に限られた期限ですから同様の期限はIPBOOK.cloudも管理しています。当面はダブって期限管理が表示されますが、特に問題は無いと思います。IPBOOK.cloudへのデータ移行は、無料で行っております。

IPBOOK.cloudのアップデート：顧客情報管理の追加顧客情報管理では、人的ＤＡＴＡに記録されている出願人を顧客情報として管理します。また、願書に記載する出願人のひな形も表示します。コピペしてご利用ください。IPBOOK.cloudでは、案件毎に、出願人の名称と識別番号を記録しています。出願人ごとの情報をさらに詳しく管理することができるようにしました。住所、担当部署、担当者などを記入しておくことができます。記録されている情報に基づいて、願書に記載する出願人のひな形も表示します。願書を作成する時に、顧客情報管理で、その出願人を表示させると、最初にこのひな形を表示します。コピペしてご利用可能です。人的ＤＡＴＡのデータベースとは違う独立したデータベースを使います。このため、人的ＤＡＴＡのデータを移行する必要があります。移行のためのツールも用意してありますので、新しい出願人で出願した場合は、そのツールを実行してください。重複して登録することはないので、いつでも実行することができます。顧客情報管理は、「ツール」→「リーダー」と操作すると表示されています。

IPBOOK.cloudのアップデート：自動整形の修正自動成形について手直ししました。願番、公開番号、登録番号は、自動成形の対象となり、桁揃えなどを実施しております。少し拡充したところ、ＰＣＴの願番も対象としてしまうため、成形する必要のないものを自動成形してしまいました。このため、国名が日本またはJPである場合だけ、自動整形の対象としました。一方、従来は、日本だけの事務所もたくさん見えますので、国名は空欄のままであることも多いという前提でした。しかし、上記弊害を避けるために、国名を利用することにしましたので、今後、自動整形のためには国名は入力していただく必要があります。そのため、自動取込でも、国名を設定できるようにしました。「特許庁長官」の文字を見つけたら、国名として「日本」を設定します。これにより、通常は、自動取込した案件には国名が設定されます。作業としては、基本的にほぼ変わりはありません。なお、自動整形することにより、元の入力したデータから変化する場合は、基本ＤＡＴＡの下の方にシステム予約領域という表示欄があり、そこに変形前のデータを残すようにしました。万が一、意図しない自動整形をしてしまったとしても、この表示領域に前のデータが表示されます。