更新情報

新しいシステムを導入し、それを全所員、全社員が使用するとなると、操作方法の習得のための作業時間も大きなコストになります。教える側も、教えられる側も時間がかかりますし、一人ひとりの能力や感じ方の違いで疑問点も異なります。この課題を解決することで、導入のハードルを下げられると思いませんか？IPBOOKでは、特許事務所の所長の視点で、このハードルを下げる必要性を重視してきました。もともとマニュアルレスの構想もそこからきています。今回は、IPBOOKの操作説明を動画にすることで、教える側の負担はほぼ無くなり、教えられる側は自分の好きなタイミングで、好きなだけ繰り返し見ることができるようになり、全所員の負担の総量を下げることができます。今回は、特許管理の部分と、請求書発行の部分の操作説明の動画ができあがりました。ほぼすべての動画は５分未満にしています。リモートワークでも簡単に見れますよ。現在、IPBOOK担当者の動画説明を作成中です。給与管理の動画も追って作成します。

IPBOOKシリーズは、給料計算を行うことができます。社会保険の保険料率は毎年変わります。保険料率表が届くのを待っていて、改定が遅れていました。手違いがあったようで、本日、届きましたので、改定しました。

IPOOKシリーズは、検索して案件（包袋）を表示させ、修正したい部分を編集して、更新させるというシンプルなものなのです。３０分も説明を受ければ、誰でも操作できます。あとは個別に質問していただければ、マンツーマンで対応しています。ですが、操作説明が動画で用意されていれば、より便利でしょうから、操作説明動画を作ることにしました。まだ、途中ですが、早急に完成させます。動画は撮り終えたので、これからテロップを入れていくところです。

技術担当者は、引用文献から公報閲覧することができると大変便利なので、事務作業量を軽減するIPBOOKは、自動化を進めました。次に、引用文献の閲覧を、米国の場合にも対応できるようにしてみました。USクリップボード抽出というボタンを作り、まずは、米国のオフィスアクションから引用文献を抽出して取り込むことができます。次に、各引用文件の横に用意されているgo2us引用文献nボタンをクリックすると、米国特許庁のデータベースを開いてその引用文献が表示されます。

IPBOOKの開発、販売及びサポートに、株式会社Ｊ＆Ｔシステムズ（名古屋市中区）が加わることになりました。今後もIPBOOKの開発者は継続的に参加していきますが、運営及びサポート面では株式会社Ｊ＆Ｔシステムズの開発スタッフなども加わります。株式会社Ｊ＆Ｔシステムズは、名古屋に本社を持ち、創業２５年を迎えたＩＴ会社です。東京支社も既に２０年を超えています。縁あってIPBOOKを将来にわたって全面的にサポートしていっていただくことになりました。

IPBOOKで立て続けに２つの機能アップを行いました。これはクライアントへのデモのときに話題になった機能です。希望があれば、これくらいの機能アップはすぐにできるというデモンストレーションの意味で開発しました。今無い機能も、すぐに提供できるのがIPBOOKの優れたところです。

IPBOOKでは、拒絶理由通知などはＯＡとして入力し、管理できます。引用文献の願番等を入力しておけば、１クリックでJplatpatへ飛んで公報を開くことができます。どうですか？簡単ですよね。例えば、リモートワークの日でも、すぐに公報を開けますね。

クライアントによってはしっかり特許管理できていないところも多々あります。ある案件でクライアントと電話しているときに、「先生、もう一つの案件ってすぐにやることがありましたでしょうか？」と聞かれたときに、そのクライアントの案件で、こういったときのアドバイスができる情報表示ができると良いと思いませんか。通常、「クライアント毎の依頼案件を一覧したい。」ということは、できます。普通に、「検索：編集／削除／印刷」のところで、出願人の名前を入れて検索すれば、リスト表示されます。リスト表示されたものを一件ずつ開けば、管理しているデータは全て見ることができます。ですが、このリスト表示からは、国内優先の期限とか、審査請求の有無といったことは分かりません。IPBOOKでは、こんなときのアドバイスも簡単です。ある案件（案件１）を開いているとして、別の案件（案件２）について上のような質問をされたとします。IPBOOKでは、最初に案件１を開いているとします。こういったときに、「関連検索１」を押していただくと、開いている案件１の出願人と同一の出願人を含む案件をリスト表示します。このとき、表示される内容は、以下のようにしてみました。象印カップ株式会社-------------------------------------------------------------------------------当所REF:H20200--------------:　　　　:顧客REF:J001発明名称:カップホルダー2出 願 日:2020/01/01----------:　　　　:基 礎 日:2020/01/01----------:　　　　:出願番号:特願2019-000001---公 開 日:--------------------:　　　　:公開番号:審査請求日:--------------------登 録 日:2020/01/10----------:　　　　:登録番号:内容メモ:持ち手がハート型{案件表示}-------------------------------------------------------------------------------当所REF:H20201--------------:　　　　:顧客REF:J002発明名称:カップホルダー3出 願 日:2020/01/01----------:　　　　:基 礎 日:2020/01/01----------:　　　　:出願番号:特願2019-000002---公 開 日:--------------------:　　　　:公開番号:審査請求日:--------------------登 録 日:2020/01/10----------:　　　　:登録番号:内容メモ:持ち手を変えられる{案件表示}出願日、審査請求日、公開の有無、内容の簡単なメモなどです。これによっていくつかのアドバイスが可能かと思います。なお、{案件表示}というのは、ここをクリックするとその案件を開くことができます。その案件を開いた後で、再度、「関連検索１」を押せば、リスト表示をするので、行ったり来たりもできます。このようなことをすぐに実現できるというのが、IPBOOKの良いところです。柔軟性・拡張性が優れています。

特許事務として、真っ先に特許管理ソフトに期待するのが期限管理だと考えています。私は、開業当時、自分で特許管理ソフトを作成しました。ＰＣ９８０１で、桐というソフトを使っていました。桐というのは今のアクセスやファイルメーカーのようなソフトです。データベースを内蔵していて、自由に入力や編集画面を設計できました。小規模リレーショナルデータベースの先駆けでした。今でもその延長の特許管理ソフトは売られています。しかし、大きな法改正も多い時代でしたし、自分が特許管理ソフトを使用して期限管理を間違えたら大変なことになるという危惧がありました。そんなときに、本格的な外部データベースを使用する特許管理ソフトが発売されたので、高価でしたが購入しました。なにしろオンライン出願端末が４００万円していた時代ですから、特許管理ソフトが２５０万円するというのも仕方ないと思っていました。それでも、ヒューマンエラー、ＰＣのバグは怖いですから、未だに帳面との二重管理はやっています。ところで、期限管理は、事務所毎に考え方がかなり違うと思っています。私は人間が計算した上で、ＰＣがチェックしてくれるという方が良いと思います。ですが、それは一つの考え方に過ぎません。間違いがあったとしても上書きせずに警告だけにするのか、そのまま上書きした方が良いのか。。など。いろいろです。IPBOOKは、期限管理に対する各事務所さんの個性に対応できるようにオプションを充実させました。きっと貴事務所の今までのやり方を継続できると思います。