IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトで
仕事を見える化し
在宅勤務・事務作業低減
+低感染リスクを実現


※経済産業省/中小企業庁の、IT導入補助金
(通常枠:上限450万円補助率1/2)
(低感染リスク型ビジネス枠:補助上限450万円補助率2/3)
(テレワーク対応類型は150万円)
IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトです。社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

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052-731-2050

受付時間は9:00~18:00になります


※IPBOOKは、在宅でも会社にいるのと同じように仕事ができ、勤務内容を見える化することで勤怠管理が可能となり、社員間の接触を減らして低感染リスクのオフィス環境を実現します。

目に見える事務作業量の減少

特許事務所で導入した場合の一例

年間 約 2,108時間 削減 !※1

所内包袋調査
1時間/月 ※2
発送処理の依頼
2時間/月 ※3
過去のメール調査
5時間/月 ※4
日報作成
4.4時間/月 ※5
月報作成
0.5時間/月 ※6
経費報告
1時間/月 ※7

技術担当 1人あたり 13.9時間/月

書類発送準備
6時間/月 ※8
データ入力
22時間/月 ※9
データ入力待ち
2.2時間/月 ※10
データ入力方法確認
1.1時間/月 ※11
請求書入力
10時間/月 ※12
一括請求書処理
2時間/月 ※13
個別連絡綴じ作業
10時間/月 ※14

事務担当 1人あたり 53.1時間/月

※1 技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合
※2 1ヶ月に10件、1件につき0.1時間は短縮可能として計算
※3 1ヶ月に10件、1件につき0.2時間は短縮可能として計算
※4 1ヶ月に10件、1件ごとに5回生じ、各回0.1時間として計算
※5 1ヶ月に22回、1回につき0.2時間は短縮可能として計算
※6 1ヶ月に1回、1回につき0.5時間は短縮可能として計算
※7 10回、1回につき0.1時間は短縮可能として計算

※8 1ヶ月に10件各3回、1回につき0.2時間は短縮可能として計算
※9 1ヶ月(22日)各日10件、1回につき0.1時間は短縮可能として計算
※10 1ヶ月(22日)各日0.1時間は短縮可能として計算
※11 1ヶ月(22日)につき10日に1回、各0.5時間は短縮可能として計算
※12 1ヶ月に100件、1回につき0.1時間は短縮可能として計算
※13 1ヶ月に20件、1回につき0.1時間は短縮可能として計算
※14 1ヶ月に100件、1回につき0.2時間は短縮可能として計算

IPBOOKの6つの特長

IPBOOKを使えば日々の事務処理時間を削減し、業務効率を大幅に改善。
データを集約し、スタッフ間での情報共有を実現します。
テレワークでも活用できるので、良い副作用として事務所賃借費用も抑えられます。

タスクごとにメールを保存

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、クライアントとの連絡メールをすべて案件ごとに取り込めます。 社員ごとに個別に管理したり、打ち出して包袋に保存しておく必要はありません。 社員が変わっても過去のメールをいつでも確認できます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

顧客との連絡メールをタスクに紐付けて管理できます。 社員ごとに個別に管理したり、打ち出して包袋に保存しておく必要はありません。 社員が変わっても過去のメールをいつでも確認できます。

自分のPCで使える

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、すべてのスタッフが自分のPCで、 包袋の調査、連絡書類の印刷やメールでの送信が可能です。特別な端末に移動する必要もありません。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

すべてのスタッフが自分のPC、タブレット、スマホなどのブラウザで、 タスクの管理、印刷、顧客へやメールでの送信が可能です。

操作に迷わない

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、すべての操作画面に手順が記載されており、追記もできます。事務所ごとのルールを記入することで、不慣れな方でも操作できますし、 新人の方も先輩に繰り返し聞く必要がなくなります。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

すべての操作画面に手順が記載されており、追記もできます。会社ごとのルールを記入することで、不慣れな方でも操作できますし、 新人の方も先輩に繰り返し聞く必要がなくなります。

電子書類をどこからでも取得

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、事務所の電子書類をどこからでも取得できます。 いまの事務所の保存方法のままで運用が可能です。外部からの攻撃は絶対にありません。 必要な人に、必要な書類を、暗号化した上でメールに添付して届けます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

会社の電子書類(ファイル)をどこからでも取得できます。 いまの会社の保存方法のままで運用が可能です。外部からの攻撃は絶対にありません。 必要な人に、必要な書類を、暗号化した上でメールに添付して届けます。

安心安全のセキュリティ

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、難しいパスワードを設定しなくても、 外部からパスワードを盗み出すことはできません。覚えやすいパスワードを暗唱してもらう必要はありますが、 これでも絶対に盗まれることはありません。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

難しいパスワードを設定しなくても、 外部からパスワードを盗み出すことはできません。覚えやすいパスワードを暗唱してもらう必要はありますが、 これでも絶対に盗まれることはありません。

カスタマイズに対応

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、事務所ごとにカスタマイズにもお応えできます。 業界の10分の1から100分の1程度の費用でできます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

会社ごとにカスタマイズにもお応えできます。 業界の10分の1から100分の1程度の費用でできます。

IPBOOKの主な機能

IPBOOKは4つのソフトから構成されるシリーズです。
タスク管理だけでなく、会社のあらゆる業務を効率化します。

IPBOOK

タスク管理はもちろん、顧客に対する連絡情報も一括管理できるソフトです。

タスク管理
仕事を見える化し、社員の仕事をタスクとして登録し、管理します。社員も、上司も、双方で仕事の見える化を実現したメリットを実感できます。各種データの入力・検索ができます。
通信記録
顧客に対する連絡情報を一括的に管理できます。メールの送受信の内容が自動的に追加されます。
期限管理
IPBOOKが管理する期限データで期限チェックをします。ユーザーが任意に期限設定を行うこともできます。
印刷
顧客への連絡書類の印刷や、顧客へのメール送信やファイル添付を行います。
ワークフロー(新機能
プロセス管理ができます。工程順に、内容、日程、作業者、承認者などを登録できます。履歴は記録され、改ざん防止にも対応しています。
メール処理
登録したアドレスのメールを直に開いて読むことができます。整理番号を指定し通信記録として取り込むことができます。

IPBOOK担当者

会社内における社員の事務処理作業の効率化ができるソフトです。

出勤管理
毎日のタイムレコーダーの記録を管理します。
日報管理
日報の作成や管理を行います。時短のため、社員ごとに手持ちの案件の整理番号を含めたひな形を用意します。
進捗管理
社員ごとに手持ちの案件の進捗状況を記録することができます。
立替精算
出張旅費などの精算を行います。
実績管理
社員毎の売上(実績)を閲覧できます。個別の請求書と、一覧の集計を閲覧できます。

IPBOOK請求書

請求書作成業務を効率化するソフトです。

請求書の作成・管理
請求書を簡単に作成することができます。過去に作成した請求書を編集、削除、印刷も行えます。
期限管理
各請求書に期限を設定しておくことで、期限管理を行うことができます。
月極処理
開始日と終了日を設定した上で、出願人などを限定し、所定期間の請求書を集計して表示できます。

IPARC

ファイルは会社に保存しておき、そのカタログだけをクラウド上で表示し、カタログを見て必要なファイルを選ぶことで、
会社からメールに添付して送付するソフトです。

送付要求作成
クラウド上で会社に保存されているファイルの一覧を表示し、送付要求を作成します。
送付要求編集・削除
作成した送付要求の編集・削除を行います。
送付要求送信
作成した送付要求の指示を出します。ファイルの発送はセキュリティのため、二重認証が必要です。

IPBOOK給与

IPBOOKは給与計算も可能です。各社員の台帳を作成しておき、各月の変動分を入力すれば給与明細を計算できます。

月毎給与
各月の残業時間や、手当に関する変動データを入力すると、社会保険、源泉徴収税、市町村民税、雇用保険などを計算し、給与明細書を印刷します。
賞与計算
賞与額を入力すると、社会保険、源泉徴収税、市町村民税、雇用保険などを計算し、給与明細書を印刷します。
パート給与
源泉徴収税は計算しますが、社会保険、市町村民税、雇用保険などを計算しません。

IPBOOKグループウェア

国立情報学研究所が開発しているグループウェアを、無料で利用できるようにセッティングします。
掲示板、回覧板、カレンダー、施設予約などを行えます。

IPBOOKの優れた管理機能

各ソフトの連携により、会社の業務を効率化
IPBOOKなら上司による部下の管理も容易

各ソフトの連携により、特許事務所のあらゆる業務を効率化できます。IPBOOKなら上司による部下の管理も容易です。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

社員(技術スタッフ)のメリット

  • 「IPBOOK担当者」を使用することで、例えば、自分の実績を「IPBOOK請求書」で発行した請求書によって確認できます。個別の請求書を閲覧したり、その集計結果を閲覧できます。いわゆる売り上げを確認できます。
  • タスク毎に「進捗状況」を記録しており、タスク毎のコメントを残すこともできます。技術レベルが高いとか、ボリュームが多いとか、いろいろなコメントを残すことができます。
  • 日報を記録するときに、「進捗状況」の記録が反映されているので、日報を迅速に記録できますし、記録の漏れも少なくなります。
  • タイムレコーダーでは、押し忘れても修正はできます。ただ、修正前の記録も残り、表示されます。残業時間を記録することができ、自動的に集計されます。
  • 上司に対する報告を含めて、日々、簡単に記録できるので、連絡忘れもなくなります。上司にはいろいろとアピールしたいことがあると思いますが、「進捗状況」や日報において、それらを残すことができます。

上司(管理者)のメリット

  • 各社員の記録を全て閲覧できます。タイムカード、日報、進捗状況、実績を閲覧して、適切な評価ができます。
  • 実績を請求書ベースで確認することもできます。請求書は、社員の「進捗状況」の記録とリンクしているので、請求書を見て、その「進捗状況」を見れば、社員が記録したタスク毎の特徴、例えば、難易度が高いとか、作業負荷が多いとかというコメントを確認できます。
  • 「進捗状況」を確認することで、各社員に対する仕事の割り当てが容易になります。また、仕事の進み具合や、早さなどを把握しやすくなります。
  • いつでも日報を確認できますから、タスク毎という観点ではなく、日々の仕事の進め具合などを理解できます。
  • こういったことを自宅でも、どこでも確認できます。隙間時間に確認すれば、時間を有効に使えます。

IPBOOKの快適な操作性

膨大な入力量でもIPBOOKならストレスなく入力できます。
IPBOOKには入力をサポートする様々な工夫が施されています。

ナビ選択で必要な機能を絞る

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、多機能であるため、たくさんのタブが並んでいます。慣れていない方でも操作に迷わないよう、最初にナビ選択をすることで関係する機能のみが表示されるようにできます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

IPBOOKは多機能であるため、たくさんのタブが並んでいます。慣れていない方でも操作に迷わないよう、最初にナビ選択をすることで関係する機能のみが表示されるようにできます。

ボタンクリックで一発入力

よく入力する内容はボタンをクリックするだけで入力できるようになっています。複数の選択肢がある場合は、ボタンを押すたびに入力内容が切替わるため、簡単に入力ができます。

必要なコード表を簡単に表示できる

各項目に必要なコード表を簡単に表示できます。コピー&ペーストもボタンクリックで行い、複数項目を一括で挿入できます。コード表は条件を組み合わせて検索・表示ができます。

期限の自動入力・管理

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、入力した日付に対応して各種期限が自動で入力されます。複数の条件で決まる期限でも自動で計算され、入力・管理されます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

入力した日付に対応して各種期限が自動で入力されます。複数の条件で決まる期限でも自動で計算され、入力・管理されます。

IPBOOKなら
3ヶ月の無料体験で気軽に試せる

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトのライトは、小規模の会社向けで15,000円/月で利用できます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。
ライト
10人未満の小規模の会社向け
16,500円/月
(年額 198,000円)
年間 約 2,108時間節約
(技術担当5名、事務担当2名の場合)
IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトのレギュラーは、20人未満の事務所向けで30,000円/月で利用できます。技術担当20名、事務担当6名の事務所の場合で年間約2,108~7,159時間を削減できます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。
レギュラー
一般的な会社向け
33,000円/月
(年額 396,000円)
年間 約 2,108~7,159時間節約
(技術担当20名、事務担当6名の場合)
IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトのプレミアムは、20人以上の事務所向けで45,000円/月で利用できます。年間約7,159時間以上を削減できます。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。
プレミアム
500人以上の会社向け(要ご相談)
49,500円/月
(年額 594,000円)
年間 約 7,159時間以上節約

※表示価格はすべて税込価格となります。

※IT導入補助金利用の場合の買取額
ライト:3年プラン一括59.4万円or5年プラン一括99万円
レギュラー:3年プラン一括118.8万円or5年プラン一括198万円
プレミアム:3年プラン一括178.2万円or5年プラン一括297万円
グループウェアサポート:3年プラン一括16.5万円or5年プラン一括27.5万円


お客様の導入事例

他社のタスク管理ソフトから乗り換え。IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、自分のPCでいつでも使用できる。今までのソフトは契約するライセンス数を節約するため、専用端末のみでしか使用できませんでした。自分のPCで使用できるようになり、待ち時間が無くなりました。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

他社のタスク管理ソフトから乗り換え。
一連の業務がリンクしている

仕事をタスク化して管理するだけでなく、他の事務作業と連携しているので、些細だけれども時間がかかる事務作業時間が減りました。些細な事務作業のほうが時間がかかるのが現実です。

技術担当(20代男性)

IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトで、事務作業にかかっていた時間を毎月50時間削減することに成功。事務作業の業務効率が格段にアップしました。タスク管理ソフトという部類ですが、導入した一番のメリットは事務所全員の事務作業量が減ったことだと感じています。業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトのため、社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

事務作業にかかっていた時間を毎月50時間削減することに成功

事務作業の業務効率が格段にアップしました。タスク管理ソフトという部類ですが、導入した一番のメリットは全員の事務作業量が減ったことだと感じています。

事務担当(30代女性)

IPARCの導入で、どこにいても必要な書類が手に入るように。事務所にいなくとも、事務所内の電子書類を閲覧できるため、どこでも仕事ができるようになりました。また、いまの保存方法のままで運用ができるため大変助かりました。IPBOOK(汎用版)タスク管理ソフトは、業務の効率化、トータルでの処理時間の低減を第一の目的としたタスク管理ソフトです。社員全員が、自分の事務作業を減らせます。技術担当5名、事務担当2名の事務所の場合で年間約2,108時間を削減できます。日本の特許事務所の米国出願をサポートしている、横井内外国特許事務所の弁理士がシステムの設計をしています。

IPARCの導入で、どこにいても必要な書類が手に入るように

会社にいなくても、会社内の電子書類を閲覧できるため、どこでも仕事ができるようになりました。また、いまの保存方法のままで運用ができるため大変助かりました。

技術担当(30代男性)

よくあるご質問

タスク管理ぐらいであれば、エクセルなどでも可能と思いますが、敢えて導入する価値は何でしょうか?
タスク管理だけが目的なのではなく、業務の効率化、トータルでの処理時間の低減が目的です。業務の効率化の前提としてタスク管理のデータが必要でした。タスク管理は当然できますが、スタッフや上司の処理時間を減らすために何ができるかを考えています。導入すれば、確実に普段の処理時間を減らせます。
正直、どれくらいの規模のプログラムでしょうか。
かなり大規模だと自負しています。基礎となっているIPBOOK(特許版)では特許1件の管理項目の数が2,000を超えますし、プログラムのテキストデータだけでもA4明細書換算で5,000ページを超えます。
他社のシステムと比べると安すぎるようですが、将来性などは大丈夫でしょうか。
当方はシステム開発企業ではないので、価格とシステムの規模とは関係ありません。多くの会社、特に中小企業を支援したいというのが第1目的で、効率的な運用のために工夫を凝らしています。小規模の会社でも導入できるように、1ヶ月でアルバイト2日分程度の費用にしています。
無料で利用できる制度もありますか?
横井内外国特許事務所に米国特許出願を年間2件(※)以上依頼していただければ、その年度の費用が無料になります。
※契約内容がライトなら2件、レギュラーなら4件、プレミアムなら6件となります。
特許出願している企業ですが、導入するメリットはなんでしょうか?
タスク管理のシステムと特許管理のシステムはほぼ共通なので、タスク管理も特許管理も両方できます。ワークフローの機能もありますから、広範囲に利用できます。企業からの機能アップのご提案やご希望は、積極的に取り入れていきたいと思っています。他社であれば通常はカスタム料金が発生するところですが、複数の企業で利用できるように機能強化として無料で対応していきます。至急であったり、特殊なものでも、カスタム料金は低価格で対応できます。
ワークフローの機能を追加しました。一連の流れが重要な仕事も、ワークフローにより各段階で承認の記録も付けて管理できます。
特許管理であれば、出願前の段階もワークフローでステータスを管理できますし、中間対応時にも担当部署間での処理の流れを管理できます。
テレワークで会社のファイルを使用したいのですが、iPARCの方式のメリットは何でしょうか?
当方のシステムでは、会社にあるファイルを取得できますが、外部から会社にアクセスすることはできません。これがすごく大事なことです。パスワードだけでアクセスが制限されているのとは次元が違います。どのファイルを、誰が取得したのかということも確実に分かります。日々、その情報が管理者に連絡されています。一般的なクラウドサーバーに保存する場合は、パスワードで保護されているだけです。パスワードの漏洩は全てのファイルの機密性の喪失と言えますから、特許事務所にとっては非常に危険です。当方のシステムでは、「パスワード漏洩≠全てのファイルの機密性喪失」と言えます。最も重要な、この差をご理解いただきたいです。
モニターリングとは何ですか?
モニターリングとは、IPBOOKシリーズのアプリを導入していただいた後、月々の使用状況のレポートを作成していただける場合、毎月、レポート費用を当方がお支払する制度です。性能の向上、使用感の向上、機能アップのためにご協力いただける方に、ご参加をお願いしております。費用は、月額使用料の1/3です。あくまでもレポートを作成していただいた場合のみにお支払いさせていただきます。また、参加枠は限られておりますので、枠が埋まってしまっているときはご参加いただけません。

お知らせ

まずは3ヶ月無料体験!

IPBOOKをぜひお試しください

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