IPBOOKタスク管理ソフトの機能
IPBOOKの機能一覧
タスク管理はもちろん、クライアントに対する連絡情報も一括管理できます。
機能は2つのタブメニューから選択
まずタブメニューから包袋の検索または新規受付をします。そして、対象となる包袋についてサブタブメニューから各種機能を選択し、入力・管理を行います。
ナビ選択で必要な機能を絞る
IPBOOKは多機能であるため、たくさんのタブが並んでいます。慣れていない方でも操作に迷わないよう、最初にナビ選択をすることで関係する機能のみが表示されるようにできます。
タブメニュー機能一覧
- 検索：編集／削除／印刷
- キーワードで包袋を検索し、対象となる包袋を編集、削除、印刷を行えます。
- 検索２
- フリーキーワードを使い、ANDとORを組み合わせて検索します。
- 新規案件受付
- 新規に包袋を作成します。整理番号などのデータを入力します。
- 検索／案件コピー
- 既存の包袋のデータを転用した包袋を作成します。
- 期限管理
- IPBOOKが管理する期限データで期限チェックをします。
サブタブメニュー機能一覧
- タスク管理
- タスク（＝仕事の内容）を登録します。リファレンス番号を付け、作業者や、期限などを登録します。関連する連絡先も登録します。業種に応じたカスタマイズを提供します。
- ワークフロー 新機能
- 各案件毎にプロセス管理ができます。企業の知財部であれば、出願前の発明者との相談、所属長の承認、etcという複数の段階のワークフローを登録できます。事務所であれば、受任から原稿作成、原稿確認、修正対応、etcなど、自由にワークフローを登録し、承認の記録も残せます。他の案件のワークフローを複写することができるので、個別にワークフローを登録する手間も省けます。変更の履歴を残すなど、改ざんにも対応しています。
- 通信記録
- クライアントに対する連絡情報を一括的に管理できます。書類を印刷する代わりに直にメールで送信した場合も、自動的にデータが追加されます。メールを受け取った内容を確認し、追加することもできます。メールの内容は、IPBOOKから直に見ることができ、他のメーラーからコピー＆ペーストする必要はありません。
- USER期限
- IPBOOKが管理していなくてもユーザーは任意に期限設定を行うことができます。期限を設定すれば、他の期限と同様に期限管理されます。
- 最終処分
- 1件のタスクの最終処分を入力します。最終処分が入力されるとタスクの管理は終了します。
- 印刷
- クライアントへの連絡書類の印刷や、クライアントへのメール送信やファイル添付を行います。印刷して発送するだけでなく、帳票を選択した上で、その文面でメールを発送したり、添付ファイルを送付するということができます。
- メール処理
- 登録しておいたメールアドレスのメールを直に開いて読むことができます。整理番号を指定してIPBOOKに通信記録として取り込むことができます。通信記録に取り込みますので、自分宛のメールであっても、その案件の連絡として誰でも見ることができます。
IPBOOK担当者の機能一覧
特許事務所内におけるあらゆる事務処理作業の効率化ができます。
一元管理で業務全体が見える
出勤・日報管理から実績管理まで全ておまかせ。一元管理であらゆる事務処理作業の効率化ができます。
操作に迷わない
画面構成はIPBOOKと同様です。すべての操作画面に手順が記載されており、追記もできます。
- 出勤管理
- 毎日のタイムレコーダーの記録を管理します。
- 日報管理
- 日報の作成や管理を行います。時短のため、担当者ごとに手持ちの案件の整理番号を含めたひな形を用意します。
- 進捗管理
- 担当者ごとに手持ちの案件の進捗状況を記録することができます。担当者にとっては予定の作成、実施状況の判断を記録でき、上司にとっては担当者ごとの進捗状況をリアルタイムに把握することができます。
- 立替精算
- 出張旅費などの精算を行います。
- 実績管理
- 担当者毎の売上(実績)を閲覧できます。個別の請求書と、一覧の集計を閲覧できます。個々の請求書と進捗記録がリンクしているので、案件毎の特殊な事情があれば進捗記録に書き込んでおくことで、上司への報告を兼ねることができます。
IPBOOK請求書の機能一覧
請求書の作成業務を効率化できます。
請求書を一括管理
IPBOOK請求書を使うと請求書の作成が簡単にできます。また、一括管理することで集計や一覧化でき、請求書作成業務を効率化できます。
操作に迷わない
画面構成はIPBOOKと同様です。すべての操作画面に手順が記載されており、追記もできます。
- 検索：編集／削除／印刷
- すでに作成した請求書を編集、削除、印刷を行います。
- 新規請求発生
- 新規に請求書を作成します。
- 簡易作成
- 仮の請求書番号を使用して簡単に請求書を作成します。
- 検索／請求書コピー
- すでに作成してある請求書を複写し、それをベースにして請求書を編集します。
- 期限管理
- 各請求書に期限を設定しておくことで、期限管理を行うことができます。
- 月極処理
- 開始日と終了日を設定した上で、出願人などを限定し、所定期間の請求書を集計して表示できます。
- 請求一覧
- 期間を指定して請求書を表示します。 表示したい請求書の宛先を入力します。
- 印刷情報管理
- 請求書に記載する発行元の情報を管理します。
IPBOOK給与の機能一覧
IPBOOKは給与計算も可能です。各社員の台帳を作成しておき、各月の変動分を入力すれば給与明細を計算できます。
- 月毎給与
- 各月の残業時間や、手当に関する変動データを入力すると、社会保険、源泉徴収税、市町村民税、雇用保険などを計算し、給与明細書を印刷します。
- 賞与計算
- 賞与額を入力すると、社会保険、源泉徴収税、市町村民税、雇用保険などを計算し、給与明細書を印刷します。
- パート給与
- 源泉徴収税は計算しますが、社会保険、市町村民税、雇用保険などを計算しません。
IPARCの機能一覧
事務所の電子書類をどこからでも取得できます。
いまの保存方法で運用可能
ファイルは事務所に保存しておき、そのカタログだけをクラウド上で表示し、カタログを見て必要なファイルを選ぶことで、事務所からメールに添付して送付します。
安心安全のセキュリティ
IPARC(IPBOOK文書管理)はクラウドを借りてファイルを保存する方式ではありません。事務所にLinuxPCを置いて、LinuxPCが情報を外部に送信します。外部から事務所内のPCにアクセスすることがありません。また、送信したファイルの情報をすべて把握できます。
※クラウドサービスは事務所内の共用領域と全く同じようには使用できません。外部から事務所内のPCにアクセスできることほど危ないことはありません。アクセスしたファイルを特定することも難しいです。
- 検索：編集／削除／送信
- あらかじめ作成してある送付要求の内容を編集したり、発送の指示を出します。ファイルの発送はセキュリティのため、二重認証が必要です。
- 新規要求受付
- IPARC(IPBOOK文書管理)では、クラウド上で事務所に保存されているファイルの一覧を表示し、そこからファイルを選択して、一つの送付要求というものを作ります。新たに送付要求を作成するところです。
- 文書保存
- 作業者の手元にあるファイルを、会社の所定のフォルダに保存します。会社の保存領域にアクセスしているわけではありません。
IPBOOKグループウェアの機能一覧
国立情報学研究所が開発しているグループウェアを、無料で利用できるようにセッティングする別途有料のオプションサービスです。
掲示板、回覧板、カレンダー、施設予約などを行えます。
スタッフ間で情報共有
掲示板、回覧板、カレンダー、施設予約などを行えるグループウェアです。スタッフ間での情報共有に役立ちます。
安心なサポートも利用可能
シンプルな画面構成・操作感ですが、ご希望であればサポートもご利用できます。(別途有料オプションになります)
- 掲示板
- 案件や業務連絡などを記載し、コミュニケーションを残すことが出来ます。
- 回覧板
- 回覧板として情報共有が出来ます。回覧状況の確認が可能です。
- カレンダー
- 事務所メンバーの予定を共有できます。
- 施設予約
- 事務所の会議室予約など、いわゆる施設予約などを行えます。
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